Kanban - vom Toyota Production System zum Projektmanagement

In den siebziger Jahren setzte Toyota neue Maßstäbe für Produktivität in der Automobilproduktion. Ein Kernelement des Toyota-Produktionssystems ist Kanban. Mit einigen Anpassungen lässt sich Kanban perfekt von der materiellen Produktion auf das Projektmanagement (und das Multiprojektmanagement) übertragen. Damit können auch Prozesse der Wissensarbeit wesentlich produktiver ablaufen.

Das Kanban-Prinzip anschaulich erklärt

Nehmen wir an, Sie haben einen Bekannten, der ein Freund edler Whisk(e)ys ist. In seiner Bar im Wohnzimmer hat er stets 12 geöffnete Flaschen aus verschiedenen Destillerien und verschiedenen Alters.

Er trinkt nicht viel. Ein Gläschen abends. Höchstens zwei. Rein mengenmäßig verbraucht er 12 Flaschen pro Jahr. 

Frage: Wenn er sich immer reihum von jeder Flasche bedient, wie lange sind die Flaschen im Durchschnitt in der Bar? Anders gefragt: Wie lange brauchen die Whiskyflaschen vom Aufmachen bis sie leer sind? 

Falls Sie nicht zufällig Six Sigma-Experte/in sind, lassen Sie sich gerne auf den folgenden Gedankengang ein

12 Monate

Das Ergebnis lässt sich auch berechnen mit dem Gesetz von Little. Danach gilt:

Mittlere Verweilzeit = Mittlerer Bestand / Mittlerer Durchsatz

Versuchen Sie doch einmal die Werte für den Bestand und den Durchsatz rauszufinden und setzen Sie sie in die Formel ein. Klappen Sie dann unten das Feld mit der Antwort auf und vergleichen Sie.

Mittlere Verweilzeit = 12 Flaschen / (12 Flaschen / 12 Monate) = 12 Monate

Gut soweit! Die nächste Frage lautet: 

Alle 12 Flaschen sind am Ende des Jahres leer. Bei ganz gleichmäßiger Entnahme innerhalb der letzten 12 Tage des 12-Monatszeitraums.

Die mittlere Verweilzeit der Flaschen ist gleich ihrer effektiven Verweilzeit.

Was müsste Ihr Bekannter tun, um die mittlere Verweilzeit zu reduzieren? Früher/häufiger leere Flaschen zu produzieren. Wo in Little’s Formel müsste er ansetzen? Anmerkung: Den Whiskykonsum zu steigern oder Mittrinker zu suchen ist keine Option hier. Dafür ist die Gesundheit zu wertvoll und der Whisky zu teuer.

Er kann nur bei den Beständen ansetzen. Er muss die Bestände in der Bar reduzieren. Im Extremfall auf 1 Flasche. Das bedeutet, er würde eine Flasche aufbrauchen und hätte am Monatsende eine leere Flasche produziert. Er öffnet dann die nächste und leert sie bis zum Ende des zweiten Monats.

 

Im folgenden Diagramm sehen Sie die Auswirkungen von drei Bestände-Strategien, mit einer, drei und zwölf Flaschen, die parallel „in Bearbeitung“ sind.

Ab hier reden wir über Projektmanagement

An diesem Punkt können wir ganz gut umschalten. Die Whiskyflaschen sind ab jetzt Projekte. Zur Vereinfachung nehmen wir an, dass alle 12 Projekte gleich aufwändig sind.

Was zwischen den drei Szenarien gleich ist

Am Ende der 12 Monate haben wir all 12 Projekte abgeschlossen. Egal, ob wir die Produkte nacheinander (Bestand = 1) oder alle parallel zueinander (Bestand = 12) bearbeitet haben.

Was sich verändert hat

Im ersten Szenario (Bestand = 1) haben wir das durchschnittliche Projekt nach 6,5 Monaten fertiggestellt. Im zweiten Szenario (Bestand = 3) nach 7,5 Monaten und im dritten Szenario (Bestand = 12) nach 12 Monaten.

Handelte es sich um Projekte zur Produktentwicklung, hätten Sie, durch eine frühere Marktverfügbarkeit, einen Umsatzvorteil von einem drittel bis einem halben Jahresumsatz für jedes der 12 Produkte. Ganz einfach durch weniger parallele Projekte.

Dazu kommen weitere Vorteile:

  • Die Projektrisiken sind geringer, da Sie bei insgesamt kürzerer Laufzeit Machbarkeits- oder Marktprobleme früher erkennen.
  • Das Projektteam kann viel effektiver arbeiten, da weniger häufig zwischen verschiedenen Themen hin und her gewechselt wird.
  • Alle Beteiligten sind stärker motiviert, da es früher und häufiger Erfolgserlebnisse gibt.

Kanban ist flexibel anzupassen

Es gibt natürlich zwischen dem Whisky-Beispiel und dem Projektmanagement in Unternehmen erhebliche Unterschiede. Es laufen stets eine ganze Reihe von Projekten. Die Projekte sind sehr unterschiedlich in ihren Themen, ihrer Komplexität und ihren Laufzeiten. Wir haben Projektteams wo es im Beispiel nur den einzelnen Whisky-Aficionado gab. 

Bei Kanban in Projekt- und Multiprojektmanagement stehen uns mittlerweile genügend Anpassungen zur Verfügung, die dafür sorgen, dass

  • nahezu alle Anforderungen zur Steuerung von Projekten und Portfolios erfüllt werden können und
  • die Methodik immer noch schlank und einfach bleibt. 

Projekt- und Multiprojektmanagement

Grundsätzlich betrachten wir bei Kanban Fließelemente (Flaschen, Projekte, Aufgaben) und Arbeitsstationen (Whisky-Liebhaber, Projektteam, Projektmitarbeiter/in). 

Immer wenn Sie beobachten, dass kein Mechanismus vorhanden ist, der den Start neuer Aufgaben, Projekte etc. reguliert, von der Fertigstellung laufender Aufgaben, Projekte etc. abhängig macht, haben Sie wahrscheinlich einen Grund, Kanban einzuführen. Vielleicht die Kanban-Methode (mit Kanban-Board, Retrospektiven etc.)  – aber ganz sicher das grundlegende Kanban-Prinzip.

Durch die weitere Nutzung der Seite stimmst du der Verwendung von Cookies zu. Weitere Informationen

Die Cookie-Einstellungen auf dieser Website sind auf "Cookies zulassen" eingestellt, um das beste Surferlebnis zu ermöglichen. Wenn du diese Website ohne Änderung der Cookie-Einstellungen verwendest oder auf "Akzeptieren" klickst, erklärst du sich damit einverstanden.

Schließen